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¿Cómo armar tu propio evento?

Uno de los puntos mencionados en la nota sobre "Tips para potenciarte como DJ" hace referencia a la clave de organizar fiestas para conocer gente y tener un espacio propio donde tocar y hacerte escuchar.


Con los amigos de la productora Safari decidimos hacer una nota con full foco en puntos a tener en cuenta para organizar tu propio evento.

Desde la locación, artística, plan de contingencia y mucho más... todo para que la noche salga redonda y no se te escape ni un detalle que pueda arruinar la velada mágica.
 

Identidad

Es algo primordial y muy difícil de definir. La identidad de una productora o de una marca es algo que se forma con el tiempo, con acciones consistentes hacia un objetivo.



Esta termina siendo definida por muchos factores, entre ellos los géneros musicales a los que se apunta (es importante tener definido un estilo para que la identidad sea reconocible y no un "tutti frutti" de cosas), el público al que se quiere dirigir, los venues que se utilizan, etc.


Tener una personalidad definida ayudará a enfocarte en objetivos claros y a poder direccionar los esfuerzos para sentirse representados con lo que hacen.

 

Locación

La elección de la locación debe ser pensada y funcional al evento que se intenta llevar a cabo. Esta tiene que ser acorde ya que de nada sirve un lugar gigante si se busca realizar un evento pequeño.

También hay que tener en claro cuál es el presupuesto destinado al alquiler del venue y qué se necesita para dejarlo en las condiciones necesarias para realizar la fiesta.


Algunas de las cosas a tener en cuenta:

  1. Ubicación geográfica en relación al público que apuntamos: Si la ubicación es lejos de donde se centra nuestro mercado de clientes es probable que nos cueste más hacerlos ir hasta el lugar. De última, se pueden alquilar transportes para llevar a los invitados.

  2. ¿El venue cuenta con sonido, setup y luces o es solamente es un local y hay que agregarle todas esas cosas? Esto repercutirá en el presupuesto y ulteriormente en la ganancia y resultado.

  3. ¿En qué condiciones se encuentra el local? ¿Esta habilitado? ¿Cuenta con personal barra-seguridad-maestranza?

  4. ¿Es conocido? La experiencia nos ha mostrado que es mucho más simple atraer gente a lugares que ya tienen cierto nombre armado que a lugares que no son conocidos.

  5. Es importante tener de antemano material audiovisual del lugar donde se realizará la fiesta, esto sirve para mostrarle a la gente y crear comunicaciones que apunten a que los asistentes de manera previa al evento se familiaricen con el lugar.

  6. Otra forma de conocer un lugar de manera previa a la realización de un evento es asistir al venue en algún otro evento, esto te servirá para conocer y ver en primera persona como trabaja el lugar y poder anticiparse a posibles problemas o puntos flojos que sean mejorables.


 

Artística

La artística es parte fundamental de todo evento. En las fiestas de música electrónica el DJ suele ser el centro de atención, por lo tanto, la selección de la misma es sumamente importante.

Este punto va muy íntimamente ligado a la identidad, como ya se ha mencionado antes, los estilos musicales de los artistas que se presenten en el ciclo/fiesta o que convoque la productora ayudará a crear la identidad por la cual luego la gente te reconocerá.


Aquí hay que tener en consideración distintas cosas, la primera de ellas es la elección de un artista main acorde al evento y generar un line up que sea armónico y pensado en relación al evento y al artista que se presente como main. Esto quiere decir que, el orden en que se organizan los artistas, debe ser pensado para que las distintas presentaciones lleven a la gente por un viaje musical y de lo más tranquilo a los más "picante" ya que, de realizarlo al revés el evento no tendría coherencia musical generando que la experiencia de los asistentes no sea óptima.


Muchas veces la selección del artista influye mucho en las ventas de tickets, es por eso que hay que pensar detalladamente la propuesta artística para sacarle el mayor jugo posible.

 

Promoción del evento

En la actualidad la gran mayoría de la promoción de eventos pasa por redes sociales... en su mayoría Instagram. Esto se debe a que la gran mayoría del público que asiste a estos tipos de evento se encuentran activos en dicha red social.


Aquí hay varios puntos a tener en cuenta. Primero hay que generar material difundible, compartible y promocionable para realizar una correcta comunicación del evento. Generalmente la comunicación se basa en el armado de uno o varios flyers + publicaciones en historias/feed para poder darle un plus publicitario y tener más llegada con la comunicación del evento.


Desde Safari solemos armar flyers con algún tipo de movimiento en la imagen, buscamos que sean atrapantes a primera vista y que sean simples de leer y de encontrar la información necesaria.


Generalmente en la comunicación y promoción del evento se tienen en cuenta al momento de armar el flyer la siguiente información: productora que hace el evento (generalmente se pone el logo de la productora en la parte inferior), line up (orden main - warm up o A-Z), fecha, lugar y a veces se agrega la edad.



 

EQUIPAMIENTO

Hay dos puntos principales al momento de pensar en sonido, el primero es el PA o sonido para la pista, y el segundo el monitoreo de los DJs. En Safari le damos igual importancia a ambos puntos ya que la comodidad del artista que se presenta es algo primordial.

La primer pregunta que se debe hacer al momento de pensar en cuanto sonido se necesita para un evento es si este será realizado en un lugar cerrado (club, boliche, casa, etc) o si será en un lugar abierto (quinta, descampado, terraza). Si el evento se realiza en un lugar cerrado es probable que la cantidad de sonido necesaria sea menor a la que se necesitará en caso de realizarse en un lugar abierto, ya que el sonido en el primero de estos lugares queda más retenido, caso contrario a lo que sucede en los abiertos donde el sonido se dispersa más.


En segundo punto se encuentra el monitoreo. Es el sistema de audio que se coloca en la cabina y este es exclusivo de utilización del DJ. Este sonido es el que se utilizará para controlar las mezclas y asegurarse que todo suene perfecto. Con la productora creemos que el DJ debe estar 100% a gusto al momento de hacer su presentación, por eso optamos por colocar siempre que se puede dos parlantes, uno de cada lado del artista. Es indispensable el soundcheck previo al evento para no llevarse desagradables sorpresas cuando ya sea difícil de solucionar.


El Rider técnico hace referencia al setup que será utilizado por los DJs. Tal como ya se mencionó antes, es sumamente importante que este cómodo por eso, desde Safari, siempre se consulta con qué le gustaría tocar, con que se siente más cómodo. Esto principalmente apunta a que el DJ indique cuantas CDJ necesita, que modelo, que mixer, etc. Es importante hacer esta pregunta porque la idea es que el artista pueda expresarse cómodamente y explotar todo su potencial.


No es lo mismo para un DJ que está acostumbrado a trabajar con 3-4 CDJs que en un evento le coloquen solo dos, en esta situación muy probablemente su performance se verá limitada debido a que no cuenta con todos los equipos necesarios para poder desarrollar toda su creatividad y potencial.

 

Equipo de trabajo

Es importante la organización interna, la división de tareas y el tener en claro desde el minuto cero cuál es mi función dentro del equipo.

No todas las personas tienen las mismas cualidades o capacidades, es por esto que es importante definir roles y tareas dentro de la organización para que cada una sea llevada adelante por quién se considere más capacitado para sacarla adelante de manera correcta.


En definitiva al que maneja bien las redes asignarle la tarea de promoción y difusión del evento, al que entiende de sonido que se ocupe de calcular cuánto sonido alquilar, donde, etc, y así sucesivamente con cada actividad que se deba cubrir.

 

Ambientación

La ambientación del venue es importante ya que ayuda a la generación de una experiencia más completa en el evento. Ayuda a originar un clima y a que los asistentes se sumerjan en una experiencia que vaya más allá de lo musical.



Aquí hay muchos puntos a tener en cuenta pero principalmente se facilizará en la ambientación general del evento.


Hay que tener en cuenta también dónde se realizará el evento, y cuánto se puede decorar/ambientar sin sobrecargar el lugar. Es importante tener una idea clara de que se quiere lograr con la ambientación para poder concretar dicha idea.


Es mejor poca decoración pero muy bien lograda, a querer llenar el lugar de decoración y que quede desprolijo o sobrecargado y no se logre transmitir la idea inicial por la cual se comenzó a ambientar el lugar.

 

Material audiovisual

Acá hay 3 aspectos que se pueden cubrir:


1- Fotógrafo

2- Filmmaker

3- Grabar los sets.


En la mayoría de los eventos solamente se tienen en cuenta un fotógrafo y un filmmaker, esto se debe a que el material recopilado por ellos suele ser lo único que queda de recuerdo una vez pasado el evento.


Este material es de suma importancia porque te permite generar nuevas interacciones con tu público, generar nuevo material para poder publicitar futuros eventos, y además mostrar que es lo que se viene generando.


El punto tres es algo que la mayoría de las productoras no hace y creo que es un paso a sumar a la generación de material para luego poder ser utilizado ya sea para promoción u otros fines que sean útiles para la productora y/o el artista que se presentó.

 

Plan de contingencia

Muchas veces suceden imprevistos que nos obligan a tener que repensar todo el evento, mudar la locación, cambiar algún artista, tener que tomar acciones para potenciar la venta ya llegada la fecha del evento, etc...



Todo lo que esté planeado y contemplado nos ayudará a poder tener más cintura al momento de sortear dificultades que la organización del evento pueda presentar.


Si el evento es al aire libre, es recomendable tener visto o apalabrado algún lugar cerrado donde mudarlo en caso de que llueva y que una reprogramación sea imposible.

 

Balance

Esto es un punto muy personal y va a depender de la etapa en la que este cada productora o del objetivo que le dieron al evento.


Muchas veces uno cree que un balance positivo de un evento es cuando te deja las cuentas saldadas de manera positiva. Pero al pensar solo en ese aspecto se deja por fuera muchas otras aristas a tener en cuenta, por ejemplo, ¿Cuánta gente fue? ¿Cuál fue el feedback de la gente? ¿Cómo la pasaron los artistas que se presentaron?.

Muchas veces uno se encontrará con eventos que a final de cuentas no rindieron económicamente lo que uno esperaba, pero es aquí cuando hay que mirar los otros aspectos del evento para poder realizar un balance integral y certero de lo que fue el evento.


Con Safari creemos que la generación de eventos de calidad, donde los asistentes se sientan identificados con nuestros valores y con nuestras propuestas, y que se vayan con la sensación de "fue un fiestón". Muchas veces es más importante que el rendimiento económico ya que lo descripto significa que el proyecto está creciendo, que está tomando forma y que eventualmente, el rendimiento económico llegará tarde o temprano.



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